承办高水平学术会议专项资助管理办法（试行）

第一条 为促进学术交流，浓厚学术氛围，搭建实验室专家教授与国际国内同行对话的平台，提高实验室知名度和学术影响力，实验室每年从运行经费中预算专项经费，用于资助实验室人员举办或承办高水平学术会议。

第二条 本专项资助对象为：规模较大、层次较高、国外（境外）学者参加人数较多的国际学术会议；由全国性学术团体组织的国内高水平学术会议。

第三条 本专项的资助条件为：

（1）会议主题所涉及的学科或领域，在实验室有较强的研究基础，已形成稳定的学科方向和学术团队。

（2）应有实验室专家学者作大会报告或学术报告。

（3）会议应有所在学科领域知名专家学者出席。

（4）会议地点原则上安排在校内。

第四条 会议主题应符合国家法律法规规定，国际学术会议须经上级相关主管部门批准。有下列情况之一的不得申请资助：

（1）各类学术组织、科研机构及各类研究基地等举行的学术委员会议。

（2）已从学校“985工程”、“211工程”其他建设项目中获得本次国际国内会议举办（承办）资助的会议。

第五条 本专项资助金额标准为：国际学术会议每次资助3至5万元人民币；国内高水平学术会议每次资助2至3万元人民币。实验室根据到会国外专家人数、国内知名学者人数及会议规模，确定具体资助额度。

第六条 申请人应在会议举办前1个月以上向实验室提交书面申请材料，举办高水平国际会议应提前2个月以上向实验室提交书面材料。书面材料包括：申请报告（含会议名称、申报人、会议时间、地点、规模及出席会议的国内外学者名单、会议内容及作用（500字左右），《湖南大学汽车车身先进设计制造国家重点实验室高水平学术会议专项经费资助申请表》。

第七条 申请及审批流程为：会议申请人按时间节点向汽车车身先进设计制造国家重点实验室行政办公室提交书面申请材料，经行政办公室预审后，报实验室室委会审批。

第八条 资助经费管理

（1）本专项经费只能用于举办或承办的学术会议，具体开支范围仅限于支付会议场租费、车辆租赁费、会议餐饮费、会议材料制作、打印费等必要开支；国（境）外参会代表的国际差旅费、住宿费和本地交通费。不得开支会议组织人员劳务费、学生助理劳务费、参观景点门票等费用。差旅费的使用需严格按《湖南大学差旅费管理办法》执行，只有部级、院士以上专家才能乘坐头等舱等高等级舱位。我校主办召开的各类会议属于四类会议，综合定额为450元/人/天，其中综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

（2）申请人举办会议应合理预算、勤俭节约，经费开支原则上为“以会养会”。

（3）会议特邀专家咨询费，须列入会议预算中，不允许超过会议总预算的10%。

（4）获资助的学术会议，其性质、规模、经费用途等不能随意更改。如确有特殊情况需要更改的，须提交书面申请，经实验室室委会批准。

（5）申请人应于会议结束1周内，凭《整车先进设计制造技术全国重点实验室高水平学术会议专项资助申请表》，一份附有会议照片的新闻报道（600字左右），以及有效票据，按照学校财务相关规定在批准额度内到实验室办理相关报销手续。

（6）会议费用超出批准额度部分、不符合经费使用规定部分或未列入预算部分均不予核销。

第九条 申请人要做好重大和敏感问题的预案和处理工作，申请人是会议安全稳定的第一责任人。

第十条 本办法自颁布之日起试行，由整车先进设计制造技术全国重点实验室负责解释。