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为了规范实验室论文版面费报销程序，实验室从2015年3月起执行以下报账办法：
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一、 论文要求：
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1．第一作者署名第一单位为“湖南大学汽车车身先进设计制造国家重点实验室”或“ The State Key Laboratory of Advanced Design and Manufacturing for Vehicle Body（Hunan University ）”公开发表的期刊论文；
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2．以论文摘要、短篇报道、电子版发表的论文不予报销；
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3．在增刊、丛刊、专刊、会议论文集上发表的论文不予报销；
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4．报销内容仅限于论文发表的版面费，对于稿件打印费、复印费、邮寄费、审稿费、加急发表费、个人简历刊登费等费用不在报销范围内。
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二、论文报销范围：
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1. 与实验室五个研究方向相关的CSCD核心库上的SCI及EI检索的期刊论文；
2. 与实验室五个研究方向相关的学校规定的权威刊物（以研究生手册规定为准）上发表的期刊论文；
3. 从2015年1月1号开始，实验室报销版面费时，对于校定权威期刊最多报销3000元，CSCD核心库上EI检索的期刊论文2000元/篇以下实报，超出部分请分开开发票。同时，按学校新的财务制度，对于2000元以上的版面费，必须附银行汇款或邮局汇款凭证，否则不予报销。2014年已付款但未报销的版面费也必须按以上规定执行;
4. 另外，专利费实验室最多报销3000元，且需通过转账的方式报销，实有困难不能转账，则同样需附有汇款凭证。
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三、论文报销程序：
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1．指导老师在文章录用通知书或邮件上签名确认，研究生发表论文必须署导师姓名，联合培养的研究生发表论文必须署名双方导师姓名;
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2．将录用通知书（邮件）、文章最终稿件(电子稿)交重点实验室行政办（301）并登记（办理时间为每周一、三、四下午14:30以后）；
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3．由实验室主管领导确认之后，履行交费手续；
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4．文章正式刊登后，向实验室行政办老师提交发票、杂志原刊、文章复印件（包括封面、目录和全文），由实验室行政办老师负责审核和登记期刊名称、刊号（ISSN）、卷期号、第一作者、页码，并将以上内容归档；
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5．如行政办老师审核时发现录用通知书和文章最终交稿件与杂志原刊上的作者信息不符（包括第一作者所属单位的更改），必须责成原第一作者或其辅导教师退回版面费，并以后不再对其文章版面费进行报销和其他任何成果进行奖励。
2015年3月16日
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